App&Run bietet die Möglichkeit, durch das CRM-System gesteuert Briefe, Adressetiketten oder sonstige Kunden-Korrespondenz zu drucken. Die Briefschreibung funktioniert mit allen gängigen Office-Paketen wie z.B. Microsoft Word, Libre Office, Open Office und allen anderen Textverarbeitungsprogrammen mit Steuerdatei-Schnittstelle.
Der Ablauf erfolgt stets nach den folgenden 4 Schritten:
Erstellen der Steuerdatei
Erstellen der Briefvorlage
Verknüpfen von Steuerdatei und Briefvorlage
Import der geschriebenen Briefe in App&Run
1. Erstellen der Steuerdatei
Die Steuerdatei ist sozusagen das „Adressbuch“ für den Serienbrief und enthält alle für den Brief benötigten Felder, also z.B. Name, Anschrift, Anrede etc. von jedem einzelnen Kunden. Die Steuerdatei wird von App&Run erstellt und im .csv-Format abgespeichert. Sie kann anschließend einfach mit jeder Tabellenverwaltung wie z.B. Microsoft Excel oder LibreOffice Calc bearbeitet werden.
Eine Steuerdatei kann an verschiedenen Stellen des Systems erstellt werden, z.B. im Fenster Aufgabenverteilung. Hier kann nach verschiedenen Kriterien wie z.B. der Kampagne, dem Prozessschritt oder dem Bearbeiter gefiltert werden.
Erstellen einer Serienbrief-Steuerdatei mit Filterung auf eine Bestell-Kampagne
Das Export-Kontextmenü steht an vielen weiteren Stellen im System zur Verfügung, z.B. in den Kampagnendetails, in der persönlichen ToDo-Liste oder in der Geschäftspartner-Übersicht.
Für alle im Rahmen einer Prozessschablone auf einen Brief-Schreiben – Prozessschritt gelaufenen Aktivitäten kann eine Steuerdatei ebenfalls im Fenster CRM / Serienbriefe erstellt werden. Dort werden alle Vorgänge nach Kampagne und Prozessschritt sortiert angezeigt und können so „in einem Rutsch“ bearbeitet werden. In diesem Fenster wird unten unter Schritt 4 auch der Rück-Import der erstellten Briefe durchgeführt.
2. Erstellen der Briefvorlage
Die Briefvorlage enthält den grundlegenden Aufbau des Briefs, Layout und Texte. Die individuellen Felder zur Ansprache des Kunden werden durch Platzhalter („Feldbefehle“) definiert. Die Briefvorlage wird außerhalb von App&Run in OpenOffice Writer oder Microsoft Word erstellt. Eine Briefvorlage kann später für mehrere Briefe verwendet werden, wenn das grundlegende Layout identisch bleibt. So müssen dann nur individuelle Texte und Bilder geändert werden und der Rest der Vorlage kann weiterverwendet werden.
Tipp: Wenn Sie in der Briefvorlage den Feldbefehl DOKUMENTKZ (Dokumenten-Kennzeichen) aus der Steuerdatei verwenden, dann können Sie die erstellte Datei im Nachgang wieder an den Kunden hochladen und sie so in der Kunden-Historie vorhalten. Der DOKUMENTKZ-Feldbefehlt fügt einen Code in den Brief ein („stempeln“), mit dem im Anschluss das fertige PDF-Dokument wieder einem Kunden zugeordnet werden kann. Am besten fügen Sie den Feldbefehl in Kopf- oder Fußzeile ein und stellen die Schriftfarbe so ein, dass der Text unsichtbar ist (z.B. weiß auf weiß oder Schriftgröße 0). Dadurch landet der Text trotzdem in der PDF-Datei und kann zum Erkennen des richtigen Kunden genutzt werden, ist für den Empfänger aber nicht sichtbar.
3. Verknüpfen von Steuerdatei und Briefvorlage
Die Briefvorlage wird mit der Steuerdatei verknüpft – als Ergebnis wird eine lange Datei mit einer oder mehreren Seiten je Empfänger erstellt. Für jeden Empfänger wird dadurch ein Brief erstellt und an die Ergebnisdatei angehängt. Anschließend wird diese Gesamt-Datei als .pdf-Datei gespeichert.
Tipp: Dokumentation für Microsoft Office Dokumentation für LibreOffice und OpenOffice
4. Import der geschriebenen Briefe in App&Run
Die eben gespeicherte Gesamt-PDF-Datei wird im Fenster Serienbriefe importiert, dabei wird jeder einzelne Brief an dem zugehörigen Kunden abgelegt.
Der Button PDF-Datei hochladen öffnet die PDF-Datei und sucht nach nach gestempelten Seiten (siehe Schritt 2). Jede gestempelte Seite wird einem Kunden zugeordnet und anschließend in einem Ergebnisfenster angezeigt:
„gestempelte“ PDF-Dateien können in App&Run importiert werden
Der Button Dokumente ablegen speichert nun die Einzel-Briefe an den zugeordneten Kunden. Die Dokumente werden unter dem angegebenen Namen in der Dokumentenakte der Kunden abgelegt und können dort dann eingesehen werden.
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